Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về thuế trong tháng đầu? Bảng kiểm thực hành

Tháng đầu sau thành lập nên tập trung thiết lập thông tin thuế, người phụ trách, công cụ giao dịch điện tử, sổ sách và lịch nghĩa vụ phù hợp. Đây là kế hoạch tổ chức công việc, không phải kết luận mọi doanh nghiệp đều phải nộp cùng một bộ “hồ sơ thuế ban đầu” trong 30 ngày. Nghĩa vụ cụ thể phụ thuộc loại hình, hoạt động, kỳ khai và quy định áp dụng.

Lưu ý từ năm 2026: Nghị quyết 198/2025/QH15 quy định chấm dứt thu, nộp lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026. Vì vậy không đưa một hạn nộp lệ phí môn bài mới vào lịch doanh nghiệp thành lập trong năm 2026 theo thói quen cũ. Nội dung được rà soát ngày 16/09/2026.

1. Kiểm tra thông tin và phân công trách nhiệm

Đối chiếu tên pháp lý, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, địa chỉ và người đại diện trong hồ sơ. Xác định người làm kế toán, người duyệt số liệu, người ký và người theo dõi thông báo. Nếu thuê dịch vụ, ghi rõ phạm vi công việc, nơi lưu dữ liệu và cách bàn giao khi chấm dứt hợp đồng.

Có thể bắt đầu bằng tra cứu thông tin doanh nghiệp, sau đó đối chiếu với nguồn chính thức. Không dùng email hoặc số điện thoại cá nhân của một nhân sự bên ngoài làm kênh duy nhất nhận mọi thông báo nếu doanh nghiệp không có quyền kiểm soát.

2. Thiết lập khả năng giao dịch thuế điện tử

Kiểm tra tài khoản, thông tin định danh và phương thức xác thực theo trường hợp áp dụng. Xác định ai có quyền nộp hồ sơ, ai ký và cách nhận phản hồi. Hướng dẫn đăng ký tài khoản thuế điện tử doanh nghiệp giúp chuẩn bị trước khi thao tác.

Nếu công việc cần chữ ký số, nên kiểm tra khả năng sử dụng trên các hệ thống dự kiến ngay từ đầu. Xem gói CA2, FPT hoặc VNPT theo thời hạn, thiết bị và nhu cầu. Không chia sẻ mã PIN hoặc mã xác thực với người gọi điện tự xưng hỗ trợ.

3. Tổ chức kế toán trước khi chứng từ tăng lên

Tập hợp hồ sơ vốn, tài khoản ngân hàng, hợp đồng thuê, mua sắm ban đầu và các khoản đã chi. Người phụ trách cần lựa chọn cách tổ chức sổ và phân loại chứng từ phù hợp. Không đợi tới kỳ khai đầu tiên mới gom chứng từ từ nhiều tài khoản cá nhân hoặc hộp thư rời rạc.

4. Chuẩn bị hóa đơn trước giao dịch cần lập

Xác định loại hoạt động, khách hàng và nhu cầu sử dụng hóa đơn. Việc mua phần mềm không tự hoàn thành thủ tục đăng ký hoặc điều kiện sử dụng; cần kiểm tra hồ sơ và phản hồi theo quy định áp dụng. Đồng thời thiết lập quyền lập, kiểm tra và ký hóa đơn trong nội bộ.

Nên chuẩn hóa thông tin người mua và quy trình chuyển dữ liệu từ bán hàng sang kế toán. Nếu đang chọn phần mềm, xem giải pháp hóa đơn điện tử theo số lượng, loại hóa đơn và tích hợp cần dùng. Trước khi phát hành chính thức, thử trên dữ liệu minh họa theo môi trường cho phép, không phát hành hóa đơn thật chỉ để kiểm tra giao diện.

5. Xác định kỳ khai và nghĩa vụ phát sinh

Người phụ trách cần liệt kê các sắc thuế và hồ sơ có thể áp dụng: GTGT, TNCN khi trả thu nhập, TNDN và các nghĩa vụ theo hoạt động đặc thù. Phải xác định điều kiện khai tháng, quý, năm hoặc từng lần; không mặc định mọi doanh nghiệp mới có cùng lịch.

Không có doanh thu không tự trả lời được câu hỏi có phải nộp một loại hồ sơ hay không. Cần xét quy định của hồ sơ đó, trạng thái hoạt động và tình hình thực tế. Ghi rõ căn cứ khi kết luận chưa phát sinh hoặc thuộc trường hợp không phải nộp, để người tiếp nhận công việc có thể kiểm tra lại.

6. Có lao động thì mở thêm nhánh tiền lương và bảo hiểm

Khi tuyển dụng hoặc chi trả thu nhập, chuẩn bị hợp đồng, hồ sơ người lao động, bảng lương và chứng từ chi. Phân loại nghĩa vụ thuế TNCN, bảo hiểm và lao động theo đối tượng thực tế; không chỉ dựa vào tên khoản chi hoặc một mẫu bảng lương tải trên mạng.

Nên thống nhất ngày chốt thông tin giữa nhân sự và kế toán. Các thay đổi về hợp đồng, người phụ thuộc hoặc khoản chi trả phải có căn cứ và chuyển kịp thời tới người kê khai. Bảng lương là dữ liệu cần được phân quyền, tránh chia sẻ công khai trong nhóm trao đổi không liên quan.

7. Kế hoạch bốn tuần để tổ chức công việc

Tuần đầu: kiểm tra hồ sơ pháp lý, phân công, kiểm soát email và thông tin thuế. Tuần thứ hai: hoàn thiện khả năng giao dịch điện tử, sắp xếp chứng từ và tài khoản sử dụng. Tuần thứ ba: thử quy trình hóa đơn, tiền lương và luân chuyển chứng từ theo nhu cầu. Tuần thứ tư: rà soát lịch nghĩa vụ, dữ liệu thiếu và báo cáo người chịu trách nhiệm.

Đây là gợi ý vận hành. Nếu giao dịch hoặc thời hạn pháp luật phát sinh sớm hơn, phải xử lý theo hạn thực tế; không chờ đến tuần tương ứng trong bảng gợi ý.

Câu hỏi thường gặp

Năm 2026 còn phải nộp lệ phí môn bài cho doanh nghiệp mới không?

Nghị quyết 198/2025/QH15 đã chấm dứt việc thu, nộp từ 01/01/2026. Không dùng lịch môn bài cũ cho nghĩa vụ mới năm 2026. Nếu có thông báo liên quan kỳ cũ, cần xác định kỳ và căn cứ riêng.

Mới thành lập có được miễn mọi loại thuế không?

Không nên hiểu như vậy. Các chính sách miễn, giảm có đối tượng, điều kiện và phạm vi riêng. Cần xét cụ thể, không dùng một câu quảng cáo ưu đãi để bỏ toàn bộ nghĩa vụ kê khai hoặc nộp thuế.

Thuê kế toán dịch vụ thì cần giữ gì?

Doanh nghiệp nên kiểm soát hồ sơ, dữ liệu, quyền truy cập và bản nộp cuối cùng. Hợp đồng dịch vụ cần quy định rõ công việc, phản hồi, thời hạn và bàn giao.

Nguồn tham khảo

• Chính phủ: chính sách thuế, phí, lệ phí theo Nghị quyết 198/2025/QH15.
• Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15.
• Thông tư 89/2026/TT-BTC.