Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh và chính xác

Tra cứu hóa đơn điện tử là bước kiểm tra cần thực hiện trước khi hạch toán, kê khai hoặc thanh toán. Mục tiêu là đối chiếu thông tin chứng từ với dữ liệu mà hệ thống đã ghi nhận, không chỉ nhìn bản PDF.

Khi nào cần tra cứu?

Nên kiểm tra ngay khi nhận hóa đơn, trước kỳ kê khai và khi có dấu hiệu thông tin người bán, người mua, thuế suất hoặc tổng tiền không khớp.

Quy trình tra cứu 4 bước

1. Chuẩn bị mã tra cứu, ký hiệu, số hóa đơn và mã số thuế.
2. Truy cập cổng tra cứu phù hợp hoặc hệ thống nhà cung cấp.
3. Đối chiếu tên đơn vị, ngày lập, mã số thuế, giá trị, trạng thái và chữ ký số.
4. Lưu XML, PDF cùng ảnh chụp kết quả để đối soát.

Checklist tính hợp lệ

• Thông tin người bán và người mua khớp hồ sơ.
• Ngày lập phù hợp với giao dịch.
• Mã số thuế, thuế suất và tổng thanh toán chính xác.
• Chữ ký số còn hiệu lực và dữ liệu không bị thay đổi.

Lỗi thường gặp

Không tra được không đồng nghĩa hóa đơn vô hiệu. Kiểm tra lại mã tra cứu, phiên đăng nhập, kết nối mạng và trạng thái truyền nhận trước khi yêu cầu bên bán lập lại.

Câu hỏi thường gặp

Có cần lưu cả XML và PDF? Có. XML là dữ liệu gốc để kiểm tra tính toàn vẹn; PDF hỗ trợ đọc và đối chiếu nhanh.

Bao lâu nên kiểm tra lại? Kiểm tra ngay khi nhận, sau đó đối soát định kỳ trước khi khóa sổ.

Liên kết nội bộ

Hướng dẫn hóa đơn điện tử · Xử lý hóa đơn điện tử sai sót · Tra cứu mã số thuế